【思考記録】22: 会議は、あらかじめ終了時刻を宣言することで、効率的に進めることができる。

本日は、17時45分から会議がありました。

自分が進行役を担当している会議なので、進行役が、どう進めるかで、大きく進行が変わっていきます。

今夜は予定が入っていたので、会議の冒頭で、19時で終わらせることを、あらかじめ伝えました。

普段は、議論が紛糾して、長引くことも多いのですが、議論をまとめたり、脱線を戻したりしながら、スムーズな進行を心掛けました。

すると、終わったのが宣言通りの19時ちょうど。

最初に宣言したこと、進行をテキパキやったことが、功を奏したようです。

今後も、効率的な会議運営のために実行していきたいことを、次に記載します。

■事前に、参加者から課題を聞いておき、会議で決定すべき事項を整理しておく。

■会議でなければ解決出来ないことと、会議外でも解決できることを、キッチリと分ける。

■会議の時に参照するアジェンダ（議題の一覧文書）を事前に作成することで、会議のゴールを設定し、かつ、参加者が会議の大枠を理解しながら進めることができるようにする。

■事前に、会議の終了予定時刻を明言することで、参加者の脱線を防ぐとともに、時間を意識させる。

■進行役は、ゴールに向かうよう議論をコントロールする。

■進行役は、議論が脱線したら、元に戻す。

会議は、効率的な運営をするかしないかで、生産性が大幅に変わってきます。

会議のスキルを、より向上していきたいと思います。

それでは、また明日。