【思考記録】40: 会議は、事前の準備と会議中の進め方で、成果が上がる。

社内会議について、本日の学びを、記します。

■会議参加依頼は、口頭で。
グループウェアに入れるだけ、メールで送るだけは、やめましょう。しっかり口頭で、依頼しましょう。

■会議のアジェンダを作成する。
事前に議題を整理して、文書化しておきましょう。

■開始時間を厳守する。
参加者が多くなるほどコストが上積みされていっています。また、相手の時間を奪っているという意識を持って、開始時間を厳守していきましょう。

■会議の趣旨、目的、ゴールを明確に参加者に伝える。
これらがあいまいだと、議論は迷走していきます。
参加者全員が、ゴールを意識して議論を進めていくことが、重要です。進行役は、議論が脱線しかけたら、元に戻していきましょう。

■参加者に提出してもらう資料は、事前に要求レベルを明示する。
会議では、資料の内容が議論に値するレベルになっていることが、必要です。事前に提出資料を確認してより良い会議にしていきましょう。

■進行役は、積極的に議論を仕切っていく。
参加者は、バラバラな方向の発言になりがちです。
ホワイトボードなどを活用しながら、議論を仕切っていきましょう。

■問題解決を目指す会議では、否定的な意見を述べるだけではダメ。代替案、解決案を提示していこう。
「どうやったら〜できるだろうか？」という質問を投げかけて、解決に向けて一歩ずつ進めていきましょう。

■不要な会議は、しない。
どうしても会議が必要な時だけ、開催しましょう。
また、参加者も厳選しましょう。

それでは、また。